در مطالب اخیر تیک تم با آموزش ویدیویی سی پنل و همچنین آموزش نصب وردپرس در سی پنل در خدمت شما بودیم. در این آموزش نیز قصد داریم نحوه ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل ها در هاست سی پنل را به شما آموزش بدهیم، شما پس از این آموزش قادر خواهید بود که برای اکانت های ایمیل موجود داخل هاست وب سایت خود پاسخگویی خودکار ایجاد کنید تا به محض دریافت ایمیل یه پاسخ به صورت اتوماتیک برای فرستنده آن ایمیل ارسال شود.
کاربرد پاسخگویی خودکار به ایمیل ها چیست؟
فرض کنید شما صاحب یه وب سایت بزرگ هستید و روزانه تعداد بسیار زیادی ایمیل دریافت می‌کنید و کارمندان شما در زمان اداری یا هر زمان خاص دیگری به آن‌ها پاسخ می‌دهند، اما مسئله اینجاست، وقتی که یک کاربر به شما ایمیل ارسال می‌کند می‌خواهد که هرچه سریع تر پاسخ ایمیل را دریافت کند و نمیداند که شما در چه زمان هایی پاسخگویی به ایمیل ها را انجام میدهید. این باعث می‌شود که کاربران بعد از ارسال ایمیل با تلفن های مستقیم شرکت شما تماس بگیرند و از شما سوال کنند که آیا ایمیل ها را دریافت کرده‌اید یا خیر؟ در صورتی که پاسخ مثبت باشد از شما سوال می‌کنند که چه زمانی به ایمیل‌ها پاسخ میدهید؟
با استفاده از قابلیت پاسخگویی خودکار به ایمیل ها در هاست سی پنل قادر خواهید بود تنظیماتی اعمال کنید که بتوانید به محض دریافت ایمیل توسط سیستم شما سریعا به کاربر از طریق ایمیل پاسخ بدهید و مثلا بگویید که ایمیل شما دریافت شده و در ساعات اداری، ظرف ۷۲ ساعت آینده درخواست شما بررسی خواهد شد و پاسخگویی انجام می‌شود،
قابلیت پاسخگویی خودکار به ایمیل ها ممکن است گاهی خیلی کاربردهای دیگری نیز داشته باشد، مثلا اگر شما صاحب یک وب سایت فروشگاهی یا خدماتی هستید و سرویس هایی را از طریق اینترنت به فروش می‌رسانید و تمام کاربرانی که به شما ایمیل میزنند تقریبا سوال ها و درخواست های یکسانی دارند، شما میتوانید داخل سایت خود یک صفحه مخصوص سوالات متداول بازدیدکنندگان خود بسازید و داخل آن راهنماهای خرید از سایت را قرار بدهید و پاسخگویی اتوماتیک را طوری تنظیم کنید که به محض دریافت ایمیل، برای ارسال کننده یک ایمیل خودکار ارسال کند و از کاربر دعوت کند که وارد صفحه سوالات متداول وب سایت شما شده و پاسخ سوال خود را در آنجا پیدا کند، در هر صورت شما توسط قابلیت پاسخگویی خودکار به ایمیل ها میتوانید امکانات ارتباطی خلاقانه‌ای را برای کاربران سایت خود فراهم کنید،
آموزش ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل ها توسط ابزار Autoresponders در سی پنل
برای ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل ها، ابتدا از طریق آموزش ورود به سی پنل، وارد هاست سی پنل وب سایت خود بشوید. سپس مقداری اسکرول را پایین بیاورید و از بخش Email بر روی آیکون Autoresponders از اینجا کلیک می کنیم تا وارد صفحه تنظیمات پاسخگویی خودکار ایمیل‌های سی پنل شوید.
به یاد داشته باشید که قبل از تنظیم پاسخگویی اتوماتیک شما باید یک اکانت ایمیل در هاست وب سایت خود ساخته باشید. سپس برای ساخت یک پاسخگویی خودکار به ایمیل ها جدید، از اینجا بر روی دکمه آبی رنگ Add Autoresponers کلیک کنید تا وارد صفحه Modify/Add Autoresponder شوید.
در این صفحه برای ساخت یک پاسخگوی اتوماتیک به ایمیل ها باید تمام فیلد ها و گزینه های این بخش را تکمیل کنید که به ترتیب کاربرد هرکدام را توضیح میدهیم:
- Character Set: از این بخش باید یونیکد مورد نظر خود را جهت نمایش صحیح متن پیام ارسالی به کاربران تنظیم کنیم، به این دلیل که یونیکد utf8 یکی از بهترین و سازگارترین یونیکدهای زبان فارسی و انگلیسی محسوب می‌شود ما معمولا این قسمت را تغییر نمی‌دهیم و روی utf8 می‌گذاریم.
- Interval: در این فیلد می‌توانیم یه زمانی را به واحد ساعت تعیین کنیم. کاربرد این بخش جلوگیری از ارسال پاسخگویی‌های اتوماتیک مکرر بعد از دریافت پیام‌های مجدد از سمت کاربر است، مثلا اگر در این فیلد عدد ۱ یعنی ۱ ساعت را قرار بدهیم، زمانی که یک کاربر برای ما ایمیل ارسال می‌کند و پاسخگویی خودکار به ایمیل ها پاسخ ایمیل را ارسال می‌کند، تا ۱ ساعت بعد از دریافت اولین پاسخگویی اتوماتیک، اگه کاربر مجددا ایمیل های دیگری ارسال کند، پاسخگوی اتوماتیک به آن پاسخ نخواهد داد. سپس اگه بعد از ۱ ساعت دوباره همان کاربر ایمیل جدید ارسال کرد پاسخ خودکار ارسال می‌شود. ما در این فیلد عدد ۱ را قرار میدهیم.
- Email: در این بخش باید آدرس اکانت ایمیل از هاست وب سایت خود را وارد کنیم که می‌خواهیم وقتی کسی برای این آدرس‚ ایمیل ارسال کرد، پاسخ خودکار برای او ارسال شود. در این فیلد باید فقط پیشوند آدرس ایمیل خود را، یعنی پیشوند قبل از @ آدرس ایمیل را وارد کنیم، پس ما مینویسیم info یعنی پیشوند آدرس ایمیلی که از قبل در هاست خود ایجاد کردیم.
- Domain: در این قسمت باید نام دامنه را انتخاب کنیم تا بعد از پیشوند info که در فیلد قبل تنظیم کردیم قرار بگیرد و آدرس ایمیل کامل شود. مثلا میتوانید ir را انتخاب کنید. پس تکمیل آدرس ایمیل، یعنی فیلد قبلی به این فیلد وابسته بود،
- From: در این قسمت باید یک نام دلخواه وارد کنیم تا زمانی که پاسخگوی خودکار برای فرستنده ایمیل، یک ایمیل پاسخ ارسال می‌کند به عنوان نام فرستنده ایمیل در اینباکس شخص دریافت کننده نمایش داده شود. پس ما در این قسمت نام وب سایت خود یعنی tiktheme را وارد می‌کنیم.
- Subject: در این بخش باید به دلخواه موضوع ایمیل را تنظیم کنیم. تا وقتی که پاسخگویی خودکار به شخص ارسال کننده ایمیل، ایمیل پاسخ را ارسال می‌کند این موضوعی که در اینجا تنظیم می‌کنیم برای عنوان ایمیل نمایش داده بشود، ما هم در این فیلد به دلخواه مینویسیم: ما ایمیل شما را دریافت کردیم.
- This message contains HTML: این گزینه را زمانی باید تیک دار کنیم که ایمیلی که به عنوان پاسخگویی خودکار به ایمیل ها به کاربران سایت ارسال کنیم را توسط html به صورت گرافیکی طراحی کرده باشیم و کد های html را در باکس بعدی قرار بدهیم. اما چون ما فقط می‌خواهیم یک پیام ساده را وارد کنیم این گزینه را تیک دار نمی‌کنیم.
- Body: در این بخش که اصل کار محسوب می‌شود باید متنی که می‌خواهیم به عنوان پاسخ آماده به کاربران ارسال شود را تایپ کنیم، اما قبل از انجام هر کاری اجازه بدین تا شما را با چند مقدار کاربردی که در این باکس می‌توانیم به کار ببریم آشنا کنیم.
شما میتوانید در باکس body از یک سری مقادیر برای ایجاد احساس اعتماد بیشتر در کاربران استفاده کنیم که به ترتیب توضیح میدهیم.
- %subject% : در صورتی که این مقدار را در باکس body وارد کنیم، می‌توانیم موضوعی که کاربر هنگام ارسال ایمیل، وارد کرده را داخل باکس فراخوانی کنیم.
- %from% : در صورتی که این مقدار را در باکس body وارد کنیم، می‌توانیم نام ارسال کننده ایمیل را موقع ارسال پاسخ خودکار فراخوانی کنیم.
- %email% : در صورتی که این مقدار را در باکس body وارد کنیم، می‌توانیم آدرس ایمیل، فرستنده ایمیل را موقع ارسال پاسخ خودکار فراخوانی کنیم.
حال با توجه به این توضیحات میتوانید به صورت سلیقه‌ای شروع به نوشتن پاسخ آماده برای ارسال به کاربران کنید. قبل از شروع تایپ کردن چون پیام ما فارسی و سی پنل چپ چین هستند، کلید های ترکیبی ctrl+shift را روی کیبورد کامپیوتر خود بزنید تا راحت تر بتوانید پیام را از راست به چپ تایپ کنید.
[php]سلام %from% عزیز
از این که ما را انتخاب نموده اید متشکریم.
ما ایمیل شما را با موضوع %subject% دریافت نموده ایم و درحال بررسی درخواست شما هستیم، پس از انجام بررسی های لازمه، پاسخ را برای آدرس ایمیل %email% ارسال می کنیم.
از صبر و بردباری شما متشکریم
[/php]بقیه بخش ها نیز به شرح زیر می‌باشند:
- Start: این گزینه مربوط به زمان شروع پاسخگویی اتوماتیک است که اگر immediately انتخاب شده باشد، به محض این که ما این پاسخگویی اتوماتیک را بسازیم شروع به کار می‌کند و پاسخگویی خودکار به کاربران ما انجام می‌دهد، اما اگر که گزینه custom را انتخاب کنیم می‌توانیم یک زمانی را تعیین کنیم که از آن تاریخ پاسخگویی خودکار را شروع کند و نه به محض ساخت پاسخگویی خودکار در سی پنل.
- Stop: این گزینه نیز مربوط به زمان پایان پاسخگویی خودکار، که اگر never انتخاب شده باشد، تا زمانی که ما این پاسخگویی خودکار را حذف نکنیم، به ایمیل‌های کاربران ما پاسخ می‌دهد. اما اگر قسمت custom را انتخاب کنیم و یه تاریخی را انتخاب کنیم، به محض رسیدن آن زمان، پاسخگویی خودکار به صورت اتوماتیک متوقف شده و دیگر به ایمیل ها پاسخگویی نخواهد شد.
حال برای نهایی سازی ساخت پاسخگویی خودکار به ایمیل ها برای این اکانت از ایمیل هاست وب سایت خود بر روی دکمه آبی رنگ create/modify کلیک می‌کنیم.
تا پیغام سبز رنگ The autoresponder “info@tiktheme.ir” was successfully created را مشاهده کنیم، مشاهده این پیغام به این معناست که پاسخگویی خودکار برای این اکانت ایمیل در هاست سی پنل وب سایت ما ایجاد شده است.
توجه: توجه کنید که در صورتی که برای آدرس ایمیلی پاسخگویی خودکار تعریف کنید که هنوز آن اکانت ایمیل در هاست سی پنل وب سایت ایجاد نشده باشد، ایمیل‌های ارسالی به آن آدرس، توسط امکان autoresponder سی پنل دریافت شده و به صورت خودکار حذف خواهند شد.
امیدوارم که این آموزش تیک تم برای شما مفید باشد. با آرزوی موفقیت شما همراهان گرامی …
مطالب مرتبط:
تگ های عنوان و تاثیر آن ها در سئو سایت و استفاده اصولی از آن در سایت
تعریف سئو به زبان ساده – بخش اول
مهمترین کارهایی که برای شناساندن سایت به گوگل باید انجام دهید
چگونه بهترین کلمات کلیدی را برای سایتمان انتخاب کنیم
منبع: تیک تم – ارائه دهنده مقالات: هاست و سی پنل – امنیت وردپرس – جلوگیری از هک وردپرس
سلام.تشکر میکنم از آموزش مفیدتون